Guía Práctica para Empresas ante suspensión de Actividades no Esenciales

El 31 de marzo de 2020 la Secretaría de Salud Pública Federal (“SSP”) publicó en el Diario Oficial de la Federación (“DOF”) el acuerdo por el cual estableció la suspensión general de actividades no esenciales en el País del 30 de marzo al 30 de abril de 2020, esto como acción extraordinaria para atender la emergencia sanitaria y mitigar la dispersión y transmisión del virus COVID-19 (“Acuerdo”). En el Acuerdo, la SSP definió en forma genérica las actividades consideradas como “esenciales” para atender la emergencia sanitaria, así como los sectores que se consideran fundamentales para la economía, mismos que podrán seguir funcionando bajo ciertos lineamientos. Para ver la lista completa de dichas actividades/sectores, favor de ingresar a la siguiente liga:

www.dof.gob.mx/Acuerdo

El 6 de abril de 2020, la SSP publicó en el DOF un acuerdo adicional en el que definió “lineamientos técnicos” relacionados con las actividades descritas en los incisos c) y e) de la fracción II del Artículo Primero del Acuerdo. En este acuerdo se definió, entre otras cosas, que deberán entenderse como “empresas cuya suspensión pueda tener efecto irreversible para su operación” las que se dediquen a la producción de acero, cemento y vidrio, así como a desarrollar servicios de tecnología de la información que garanticen la continuidad de los sistemas informáticos de los sectores público, privado y social. Éstas podrán mantener una actividad mínima que evite efectos irreversibles en su continuación. En los primeros 3 casos (i) las empresas deberán presentar un aviso ante la Secretaría de Economía (“SE”) dentro de las 24 horas siguientes a la publicación del acuerdo (es decir, a más tardar el día de hoy 7 de abril de 2020); y (ii) las empresas que tengan contratos vigentes con el Gobierno Federal podrán continuar operando conforme se requiera para cumplir con los compromisos de corto plazo exclusivamente para los proyectos Dos Bocas, Tren Maya, Aeropuerto Felipe Ángeles, Corredor Transísmico; así como los contratos existentes considerados como indispensables para PEMEX y CFE.

Este acuerdo también define que (i) los “servicios de mensajería” que refiere el Acuerdo incluyen a las empresas y plataformas de comercio electrónico; (ii) las minas de carbón podrán mantener una actividad mínima a fin de satisfacer la demanda de la CFE. Estas empresas también deberán presentar el aviso referido ante la SE, dentro del mismo plazo de 24 horas; y (iii) en todos los casos, las empresas deberán cumplir con los lineamientos y medidas de seguridad ordenadas por las autoridades sanitarias. El acuerdo referido puede ser consultado en la siguiente liga:

www.dof.gob.mx/Lineas

En virtud del Acuerdo, las empresas pueden ser objeto de visitas de inspección de las autoridades sanitarias y de trabajo, tanto federales como estatales (dependiendo de la actividad a que se dediquen).

Por ello, hemos desarrollado esta Guía Práctica para las empresas con la intención de ayudarlas a definir qué acciones preventivas deben llevar a cabo ante la suspensión general de actividades no esenciales:

Lo primero: Las empresas deben definir cuál es su objetivo.

A. Continuar operando; o

B. Suspender actividades.

A. Continuar operando.

A.1. Definir si tus actividades pueden encuadrar dentro de las “Actividades Esenciales”, a saber:

– Aquellas que son directamente necesarias para atender la emergencia sanitaria;

– Las de los sectores fundamentales de la economía;

– Aquellas que son necesarias para la conservación, mantenimiento y reparación de la infraestructura crítica que asegura la producción y distribución de servicios indispensables; y

– Empresas cuya suspensión pueda tener efecto irreversible para su operación (desde la perspectiva de su operación, como financiera).

En algunos casos, es posible incluir empresas que formen parte de la cadena de suministro de otras que se dediquen a “Actividades Esenciales” (i.e. proveedores directos y algunos indirectos, servicios de distribución, transporte, logística, etc.).

A.2. En su caso, preparar y presentar el aviso correspondiente ante la SE (aplicable a empresas de producción de acero, cemento y vidrio, y minas de carbón, así como aquellas que formen parte de sus respectivas cadenas de suministro).

A.3. Preparar los documentos e información necesarios para atender posibles inspecciones de las autoridades sanitarias y del trabajo. Esta medida es de suma importancia para la continuación de la operación, y evitar la imposición de multas y sanciones por incumplimiento al Acuerdo, así como la clausura de la operación.

Algunos aspectos que deben preverse:

– ¿Qué información debo exigir al inspector?

– ¿Qué información debe contener la orden de inspección para que pueda realizarse?

– ¿Qué debe suceder si no se encuentra presente el Representante Legal?

– ¿Qué información y documentos debo tener listos para mostrar al inspector?

Los inspectores tienen la facultad de tomar una determinación inmediata. Por ello, es sumamente importante elaborar y preparar adecuadamente los documentos que deberán mostrarse al inspector a fin de justificar la continuación de la operación de las empresas.

De acuerdo con los criterios emitidos por las propias autoridades de salud y del trabajo, algunos de los documentos que los inspectores podrán requerir incluyen: acta constitutiva y reforma de estatutos, constancia de inscripción en el R.F.C., registro patronal ante el IMSS, contrato colectivo de trabajo, listas de trabajadores, descripción de los procesos productivos, contratos de prestación de servicios con proveedores de servicios de “outsourcing” e “insourcing” respecto al personal, motivos por los cuales la empresa se considera como esencial, motivos por los cuales se considera que, de suspender sus actividades, se ocasionaría un efecto irreversible para su continuación, contratos con los clientes que forman parte de actividades esenciales (incluyendo órdenes de compra, facturas y pagos respectivos), entre otros.

Particularmente, es altamente recomendable que las empresas que formen parte de la cadena de suministro de actividades esenciales cuenten con cartas originales emitidas por sus clientes, a fin de justificar la necesidad de continuar con sus actividades. Es de suma importancia cuidar la redacción de éstas para lograr el objetivo que tienen.

Además, las empresas deberán estar listas para justificar la relación contractual entre la compañía que opera el negocio y aquella(s) que le presta(n) servicios de subcontratación de personal, tanto en modalidad de “insourcing” como de “outsourcing”.

– ¿Qué aspectos debo considerar para el caso de que el inspector solicite un recorrido por mis instalaciones?

En este sentido, es importante cumplir con los lineamientos preventivos ordenados por las autoridades sanitarias (evitar aglomeraciones de más de 50 personas, distancia mínima entre cada trabajador, contar con señalamientos y material de limpieza necesario, observar las medidas recomendadas respecto a higiene personal, etc.).

– ¿Cómo debo preparar a mi personal en caso de que el inspector realice entrevistas?

A.4. Identificar al personal que forme parte de los grupos vulnerables: Mayores de 60 años y personas con riesgo a desarrollar enfermedad grave y/o morir a causa de ella (mujeres embarazadas o en periodo de lactancia con hijos menores de 5 años, personas con discapacidad, personas con enfermedades crónicas no transmisibles (hipertensión arterial, pulmonar, insuficiencia renal, lupus, cáncer, diabetes mellitus, obesidad, insuficiencia hepática o metabólica, enfermedad cardiaca), o con algún padecimiento o tratamiento farmacológico que les genere supresión del sistema inmunológico).

En este sentido, es importante:

– Preparar un cuestionario específico que deberán firmar todos los trabajadores, en el que definan si se encuentran dentro de estos grupos vulnerables.

– Considerar que conforme al Acuerdo, estos trabajadores no podrán asistir a los centros de trabajo. Por ello, recomendamos primero definir si éstos pueden continuar desarrollando su trabajo de manera remota (en la modalidad “Home Office”). De lo contrario, deberá suspenderse la relación laboral de dichos trabajadores. En ambos casos, es necesario preparar y celebrar un convenio por escrito.

A.5. En los casos en que sea necesario reducir la operación, es posible implementar medidas a fin de reducir los costos laborales con la finalidad de evitar despidos.

Estas medidas incluyen: paros técnicos, reducción de jornada, implementación de jornadas flexibles y de trabajo remoto (“Home Office”), utilización anticipada de días de vacaciones, entre otros.

En cualquiera de estos casos, es indispensable elaborar y celebrar convenios por escrito con los trabajadores a fin de reducir los riesgos legales que conlleva su implementación.

A.6. Es indispensable que las empresas observen y cumplan los lineamientos y prácticas ordenadas por las autoridades sanitarias a fin de evitar el contagio y propagación del virus COVID-19 (evitar aglomeraciones de más de 50 personas, implementar protocolos de higiene personal y normas para el saludo de personas, proveer material sanitario, fijar señalamientos, entre otras).

B. Suspender actividades.

B.1. La Ley Federal del Trabajo (“LFT”) contempla la posibilidad de suspender temporalmente las relaciones laborales en virtud de la suspensión de trabajos ordenada por la autoridad sanitaria competente, como medida ante la contingencia sanitaria generada por el virus COVID-19 (Fundamento: Fracción VII del Artículo 427 de la LFT).

En este caso, es legalmente posible pagar a los trabajadores un salario mínimo general por cada día de suspensión (sin que pueda exceder de un mes), o cualquier porcentaje por debajo del 100% del salario (Fundamento: Fracción IV del Artículo 429 de la LFT).

No obstante, la implementación de esta medida conlleva ciertos riesgos. Particularmente (i) posibles conflictos con los trabajadores, en especial por la información infundada que ha emitido al respecto el Gobierno Federal; y (ii) la posibilidad de multas impuestas por las autoridades administrativas del trabajo, aún y cuando existe fundamento legal suficiente para implementar esta medida. Por ello, es importante hacer un análisis “caso por caso” para determinar la conveniencia y, en su caso, la forma en que debe aplicarse la suspensión.

De suspenderse las relaciones laborales, es altamente recomendable elaborar y celebrar convenios por escrito con los trabajadores, a fin de reducir los riesgos legales inherentes.

Dependiendo de la actividad de la empresa y de las características de cada puesto, es posible continuar con ciertas actividades que resulten esenciales para la subsistencia y continuación del negocio durante el periodo de suspensión (i.e. preparación y dispersión de la nómina, pago de bienes y servicios que no sea posible interrumpir, preparación y presentación de declaraciones de impuestos y de informes para autoridades, etc.). Esto siempre y cuando no impliquen la asistencia de los empleados al centro de trabajo (estas actividades deben llevarse a cabo de manera remota bajo la modalidad “Home Office”. Para ello es indispensable elaborar y celebrar un convenio por escrito.

B.2. En el ínter en el que se evalúa el objetivo de la compañía, es indispensable que se cumplan los lineamientos y prácticas ordenadas por las autoridades sanitarias a fin de evitar el contagio y propagación del virus COVID-19.

Para mayor información, favor de contactar a cualquiera de nuestros socios en los teléfonos/correos electrónicos que se indican al principio de esta nota.